会議、研修が長すぎて嫌にならないですか?早く終わらせる方法

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私の会社では休みでも会議に出席しないといけないことがあります、研修も頻繁にあり、お金はもらえないのに休みを利用して出席しないといけなくなっています。この無駄に時間のかかる会議を早く終わらせる、研修をなくす方法はないのか記事にしてみたいと思います。

会議は本当に必要なのか?

こんにちは、じょんのびです。

会社の会議が結構頻繁にあり、休みの日でも出席しないといけないので、かなりのストレスに感じていました。今までは「面倒だな」と思っていただけでしたが、ブログを書くようになって他の方の色々な記事で深い話を読むようになると、色々と深く考えるようになりました。

そうすると会議の無駄さ加減に気づくようになってきました。

  1. 職員が出席するのが目的になっている
  2. 時間どおりに終わらせようという意識がない
  3. 無駄な雑談を始める
  4. 会議に上げる段階でない議題を出席者に振る

私の話で、申し訳ないのですが月末にその月のまとめの会議があります。休みでも出席しないといけない雰囲気があるので出席はしています。でもせめて休みの人は大変だから出なくていいんじゃないの?といつも思っていますが、他の人が当然のように出席しているので、口下手な私は文句も言わず出席はしています。

1・職員が出席することが目的になっている

私の職場のようにとにかく出席することが目的になっている会議はないでしょうか?報告だけの会議なら資料を全員に回せば職員の会議に出る時間を無駄にすることはないですし、はっきり言って無駄でしかないです。そんなことのために貴重な休みを無駄にしているならやる必要はないでしょう。

就業時間内ならいいかもしれませんが、無駄だと感じている人が多いなら提案をしてやめてしまうのもいいんじゃないでしょうか

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2・時間通りに終わらせようという意識がない

上司の人がきちんと時間通りに終わらせようという意識がないといつまでもダラダラして「いつ終わるんだよ!」という結果になります。重要な議題で話し合う時間がかかるのなら仕方のないことだと思いますが、報告だけの会議なら毎回やっているんだから時間通りに終わらせるように努力するべきだと思います。

私の会社は1時間だけ時間外勤務が付きますが、それ以上はサービスになっています。1時間で終わるはずが、1時間半、2時間かかったということもざらにありますので、トータルだとかなりの時間が無駄になります。

3・無駄な雑談を始める

いつの間にか会議の議題とは関係ない雑談レベルの話が続いていることはないでしょうか?話の腰を折るのは悪いと思って笑顔でいますが、本心は「関係ない話なんてやめてくれよ」と思われているかもしれません。自分が雑談をする側なら注意した方がいいかもしれません。

4・会議に上げる段階でない議題を出席者に振る

これも会議を長引かせることが多いです。例えば「会社で使っている道具に新しい商品が出たのですが、どうでしょうか?」と話を振られてもこちらとしては明確な答えは出せません。「新しい商品が出て、コストが1/3になるのですがどうおもいますか?」とか「今までの商品はここが使いずらいとのクレームがあったので新商品の方を使ってみてほしいのですが」などの話をもらえれば、こちらも判断のしようがありますが、「どうでしょう?」といわれてもあいまいな答えしかいうことができず、いたずらに会議が長引く原因なっています。

そもそも使ってもいないのに会議で話されても、こちらとしては新商品を使ってみない段階で判断も何もないのですから、そういう場合は担当の人で会議を行って、上司に相談して試用品として入れてもらい、会議で「新製品の導入を検討していますから、1月使ってみて来月の会議で感想を聞かせてください」とした方が、きちんとした意見をもらえますし、時間の無駄を省けます。

研修はやる意味がどれだけあるのか?

私の会社は内部研修、外部研修と頻繁に行っていて、休みのときにも無給で行かないといけないこともあります。それが自分のためになる、勉強になることならいいのですが、「これってやる意味あるの?」と無駄に感じることも多々あるので、正直ストレスを感じることもあるんですよ。

  1. やることを目的にする研修
  2. やる気はあるのだが、受講者にきちんと伝える技術がない

1・研修をやることを目的にする研修

これが1番最悪な研修でしょう。担当の部署が何かをやったというアピールのため、毎年の恒例行事だからとの理由から行っていますが、はっきり言ってこれは害しかないので、次回からはやめてしまった方がいいと思います。資料で済ますことができれば、読んだ感想を書いてもらった方が、職員も文章を書く練習+自分の考えを述べる練習になります。

職員の貴重なプライベートの時間をとってまでやる価値はないと理解した方がいいと思います。

2・やる気はあるのだが、受講者にきちんと伝える技術がない

本人たちはやる気はあるのだから、1よりはいいですが、受講者に対して伝える力がないために中途半端な状態になっていて、せっかくやったのに受講者は不十分にしか理解ができていないという残念な結果になっています。

私の会社では、ある担当の部署が職場で使う道具の説明を新人を集めて行ったのですが、後で新人の1人に「どうでしたか?」と尋ねてみると、「職員の人がかわるがわる、しゃべって終わりました。」結局話だけで、道具を使ってみるということもなく終わるという残念な研修だったそうです。

会議・研修をさくっと終わらせる方法

  • 時間を決めて過ぎたら途中でもやめてしまう
  • 資料の回覧で済ませることは会議・研修を行わない
  • 伝えることはきちんとまとめておく

これを行うだけで、かなりの会議・研修のスリム化がはかれます。時間があってないような状態だからダラダラ過ぎてしまうので、1時間ならそこでスパッと切ってしまえばいいんです。終わらないような会議ならあとは資料で済ませても問題ないでしょうから。

短くしたいなら、いっそのこと無駄な会議・研修はやめてしまえばいいと思います。資料を回して済ませるような内容なら時間の無駄ですからやらない方がいいです。上司が「資料なんてコピー用紙代がかかるじゃないか」というかもしれませんが「お前らの無駄な会議の方が仕事の時間、プライベートの時間のコストがかかってんだよ」と言ってください。

というのは嘘で、そんなことを言ったら大問題になりますから、会議・研修をやめる方がコストもかからないし、資料で済ませることができる内容だということを丁寧に説明してください。それでもダメだというなら、「もう知らんわ」というくらいの気持ちであきらめて投げてしまいましょう。

まとめ

いかかでしょうか?今回は自分の会社で無駄な会議や研修が多すぎるのでストレスを感じて書いてみました。小心者の私には無駄な会議をやめようとか、もう時間すぎてますよと指摘することはできないので、無駄とわかっていても静かにしているだけです。

あなたの会社でも無駄な会議や、研修があるのならやめることは無理でも何とか時間を短縮する努力はしてみた方がいいと思います。ただ短くしようなんて言うと何を言ってるんだと怒られそうなので、「今の社会はスピードが命なので、会議の時間から短縮してみませんか?」とか何でもいいのでアプローチの方法を変えて提案してみればいいと思います。

ここまで読んでいただきありがとうございました。